Haberleşme Stratejimiz

Odamızın üyelerimizle ve iç ve dış paydaşlarımızla haberleşme kanalları aşağıda listelenmiştir.

• Üyelerle İletişim: Etkin ve İşlevsel bir üye veri tabanı oluşturarak iletişim ve haberleşme verimliliğini arttırmak, iletişim kaynaklı üye problemlerini önlemek amaçlanmaktadır. Üye Bilgileri Güncelleme Formu (Form No: B07-04-F01) doldurularak bilgileri alınan üyelerin sistemdeki bilgileri güncellenmektedir. TOBB Üye Modül Programı kullanılmaktadır. Üyeler iletişim bilgileri değişikliklerini bildirmekle yükümlüdürler. Ancak değişiklikler üyelere odamıza gelip hizmet talep ettiklerinde, oda yayınlarının dağıtımı sonrası yaptığımız kontroller ve yıllık üye memnuniyet anketleri yoluyla sorulmakta ve bilgi güncellemeleri düzenli olarak yapılmaktadır. Ayrıca Odamız Üyelerin doğum günlerini kutlamak için Doğum günü tarihlerini ayrı bir alanda not almaktadır. Yönetim Kurulu Başkanımızın kullandığı bir bulut programda üyelerimizin telefon numaraları mevcuttur ve kendisi de takip etmektedir.

• Web sayfası: Kurulu web sitemiz Türkçe ve İngilizce olarak hizmet vermektedir. Sitede Odamızın tanıtımı yapılmaktadır. Sitede odamızın tanıtımı yapılmakta olup, güncelliği sağlanmaktadır.Her türlü faaliyetin haberi sitemizde yayınlanmaktadır. Üylerimiz için faydalı bazı linkler ve bilgilerde sitemizde yer almaktadır. Web sayfasının güncelliği ve düzeni Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Birimi sorumluluğundadır.
• SMS Gönderimi: Odamızın kurulmuş bir SMS sistemi bulunmakta ve kutlama, açılış, tören, bayram,vefat haberleri, toplantı duyuruları, toplantı hatırlamaları vb. özel günlerde kullanılmaktadır. SMS ile iletişim Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Birimi, Özel Kalem Birimi, Genel Sekreter sorumluluğundadır.
• Elektronik Posta: Üyelerimizin mail adresleri kurulu bulunan mail sistemimizde ekli olup, odamızla ilgili her türlü haber, etkinlik duyuruları anında mail olarak gönderilmektedir. Ayrıca Oda personelinin internet ortamında iletişimini sağladığı kurum adı uzantılı e-posta adresleri mevcuttur. Elektronik Posta ile iletişim Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Birimi, Özel Kalem Birimi, Genel Sekreter sorumluluğundadır.
• Yayın Organı yoluyla kitlesel iletişim: Odamızın yılda bir kez çıkardığı ” Ekonomik Rapor Kitabı” bütün üyelerimize, diğer Oda ve Borsalara , yerel ve bölgesel kamu kurumlarına, basın kuruluşlarına, ücretsiz olarak gönderilmektedir. Dergimizde odamızın faaliyetlerinin ve hizmetlerinin duyurulduğu, ilçedeki ve ülkedeki ekonomik, politik ve sosyal gelişmelerin yayınlandığı ilgili kuruluşlardan toplanan verileri yer almakta ve Ekonomik Rapor Kitabımız da yayınlanmaktadır. Bu konuda sorumlular Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Birimi, Ticaret Birimi, Turizm Birimi’dir.
• Telefon ile Sözlü İletişim: Her personelin kendine ait dahili hattı bulunmaktadır. Üyeler ilgili personelle kolaylıkla irtibata geçebilmektedir. Üyelere bilgi aktarımında da (üyelik işleri, toplantı, davet vb) telefon kullanılm aktadır. Bu konuda sorumlular Tüm Personel’dir.
• Fax: Odamızın bir adet faks hattı bulunup herkesin ortak kullanabileceği bir nokta bir adet faks cihazı konulmuştur. Herhangi bir faaliyet duyurusu, yazışma vb. durumlarda kullanılmaktadır. Bu konuda sorumlular Tüm Personel’dir.
• Posta, Kargo yoluyla yazılı iletişim: Odamızın yıllık ekonomik rapor kitabı başta olmak üzere, üyelerin evrakları vb. belgeler için gereğine göre posta, kargo veya kurye hizmetleri kullanılarak dağıtılmaktadır. Bu konuda sorumlular Tüm Personel’dir.
• Meclis Toplantıları: Odamızın meclisi, olağanüstü bir durum olmadığı takdirde her ayın 3. Salı günü meclis toplantı salonunda toplanır. Toplantıya çağrı, bir önceki toplantı raporu ve toplantı gündemi ile birlikte yazılı olarak üyelere ulaştırılır. Aylık faaliyetler toplantı anında Ekranda yansıtılmaktadır. Meclis toplantılarından Genel Sekreter sorumludur.
• Yerel/ Ulusal / Gazete / Televizyon Yoluyla Medya iletişimi: Üyelerimiz için önem arz eden duyurular, önemli Oda haberlerini, tebrik, vefat vb. ilanları daha büyük bilgilendirme düzeyi için yerel ve ulusal basın kullanılmaktadır. Yerel, Ulusal, Gazete ve Televizyon yoluyla medya iletişimi sorumluluğu Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Birimi, Genel Sekreter sorumluluğundadır.
• Toplantı, Seminer, konferans vb. Kitlesel İletişim: Üyelerimiz için önem arz eden konularda uzmanların katılacağı toplantılar, seminerler, konferanslar ve çeşitli organizasyonlar yıl içinde sürekli olarak düzenlenmektedir. Bu konuda sorumluluk Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Birimi, Genel Sekreter, Eğitim Birimi, Meslek Komiteleri Birimlerine aittir.
• Yüz Yüze İletişim, Yazılı İletişim: Odamızı üyelerimizin beklentileri doğrultusunda geliştirmek ve sürekli üye memnuniyetini sağlamak amaçlanmaktadır. Üyelerden Talep ettikleri hizmetlerle ilgili bilgi alınıp; ayrıca verilen hizmetin takibi için üye ve hizmet bilgileri kayıt altına alınmaktadır. Bu konuda sorumlular Tüm Personel’dir
• Üye Memnuniyeti Anketi Yazılı İletişim: Odamızı üyelerimizin beklentileri doğrultusunda geliştirmek ve sürekli üye memnuniyetini sağlamak amaçlanmaktadır. Odamızda yılda bir kez tüm üyelere Üye Memnuniyet Anketi düzenlenmektedir. Seminer, Konferans vb. etkinliklerden sonra da üye memnuniyet anketi düzenlenmektedir. Üye Memnuniyeti Anketi uygulama sorumlusu Projeler ve KYS Birimi’dir.
• Web Sayfası Üzerinden anket: Genel Üye Görüşü almak amaçlanmaktadır. Üyelerimizin ihtiyaçlarının belirlenmesi, hizmet kalitemizin arttırılmasına yönelik web sayfamızda çeşitli anketler yapılmaktadır. Sorumlular Genel Sekreter, Projeler ve KYS Birimi, Meslek Komiteleri Birimi’dir.
• Şikayet ve Öneri Kutusu: Üye Öneri ve Şikayetlerinin Alınması amaçlanmaktadır. Binamızın her katına şikayet ve öneri kutusu konulmuştur. Ayrıca web sayfamızda üye/şikayet bölümü bulunmaktadır. Bu konuda Genel Sekreter, Projeler ve KYS Birimi, Meslek Komiteleri Birimi sorumludurlar.
• Medya ile Direkt İletişim (Telefon, Faks, Elektronik Posta, Posta yoluyla yazılı ve Sözlü İletişim) : Oda Haberlerinin Medya Kanalı ile Etkin Bir Şekilde Duyurulması amaçlanmaktadır. Odamızda gerçekleştirilen faaliyetlerin görünürlüğünün sağlanması için yazılı ve görsel basınla birebir irtibata geçilmekte ve bilgilendirilmektedir. Genel Sekreter, Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Birimi sorumludurlar.
• I-Phone (IOS) ve Android Uygulamaları ile İletişim (Web Sayfası Üzerinden yazılı İletişim): ALTSO I-Phone (IOS) ve Android uygulaması Uygulama mağazalarından ücretsiz olarak kişilerin erişimine sunulmuştur. Uygulamada odanın faaliyetleri, haberler ve duyurular yayınlanmaktadır. Genel Sekreter, Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Birimi sorumludurlar.

• Sosyal Medya (Facebook, Instgram, Twitter ) yoluyla iletişim: Odamız Facebook, Insgtram ve Twitter mecralarında ALTSO olarak sayfalarını oluşturmuş; duyuruları, haberleri, etkinlikleri sosyal medya aracılığıyla daha geniş kitlelere iletilmektedir. Ayrıca Yönetim Kurulu Başkanımız aktif olarak sosyal medya hesaplarını kullanmaktadır.  Bu konuda sorumlular Genel Sekreter, Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Birimi’dir.
• ALTSO WEB TV ile İletişim: Odanın 2018-2022 stratejik planında belirlenen ALTSO Üyelerine Daha Kaliteli Hizmet Sunabilmek Amacıyla ALTSO’nun Kurumsal Kapasitesini, Fiziki ve Teknolojik Alt Yapısını ve Personelinin Yetkinliğini Arttırmak stratejisi kapsamında belirlenmiş olan hedef doğrultusunda ALTSO WEB TV kurulmuştur. ALTSO WEB TV’den Genel Sekter ve ALTSO WEB TV Birimi sorumludur.

• TOBB ile Haberleşme (Telefon, Faks, Elektronik Posta, Posta yoluyla yazılı ve Sözlü İletişim): TOBB’den Odamıza ulaşan konular ve bilgilendirme yazıları, sektörde faaliyet gösteren üyelerimize duyurulmakta, TOBB tarafından düzenlenen eğitim programları ve etkinliklere katılım sağlanmaktadır. Bu konuda Tüm Personel sorumludur.

• Diğer Kurumlarla Haberleşme (Telefon, Faks, Elektronik Posta, Posta yoluyla yazılı ve Sözlü İletişim): Diğer Kurum ve Kuruluşlarla İletişimimizi En Üst Seviyede Tutmak amaçlanmaktadır Odamız tarafından diğer kurumlarla ortak eğitim, seminer, panel vb organizasyon faaliyetleri gerçekleştirilmekte, ortak akıl toplantıları düzenlenmektedir. Bu konuda Tüm Personel sorumludur.

• Personel Bilgilendirme Toplantıları: Oda Organları ve Çalışanları Arasında Etkin bir İletişim Sağlamak amaçlanmaktadır. Oda Personeli ile Genel Sekreterimiz tarafından her ay en az bir kez fikir alışverişi ve bilgilendirme toplantıları yapılmaktadır. Personel Bilgilendirme Toplantılarından Tüm Personel sorumludur.

• Kurumlar Arası İletişim Kurulması (Organ Toplantıları): Odamızın Yönetim Kurulu, Meclis, Hesapları İnceleme Komisyonu, Disiplin Kurulu, Akreditasyon İzleme Komitesi Komitesi, Meslek komiteleri arasında iletişim sağlanmaktadır. Bu konuda Tüm Organ Üyeleri sorumludurlar.

• Kalite Yönetim sistemimizin Gözden Geçirilmesi (Yönetimi Gözden Geçirme Toplantıları): Yılda bir kez Yönetim Kurulumuz ile çalışanlarımız Yönetim Gözden Geçirme Toplantılarında bir araya gelerek kalite yönetim sistemimizin işleyişini, iyileştirme yapılabilecek hizmet ve konuları değerlendirmektedirler. Bu konuda Yönetim Kurulu ve Tüm Personel sorumludurlar.
• Çalışanlar ve Organ Üyeleri Arasında İletişim Kurulması(Yüz yüze Görüşme, Telefon, Elektronik): Odamızda başta Genel Sekreter olmak üzere tüm birimler arasında açık ofis ortamıyla görüşme imkanı sağlamaktadır. Her Personelin bir dahili telefonu mevcuttur. Yine her personelin kurumsal elektronik posta adresi mevcuttur. Sorumlular Tüm Personeldir.
• Bilgi Edinme Birimi (Telefon, Faks, Elektronik Posta, Posta yoluyla yazılı ve Sözlü İletişim): Basın ve Halkla İlişkiler Servisi bünyesinde oluşturulan “Bilgi Edinme Birimimiz” aracılığıyla, kanun kapsamında yer alan gerçek ve tüzel kişilerin ve üyelerinin bilgi edinme hakkını kullanabilmesi amacıyla gerekli düzenlemeler yapılmıştır.

Üyelerimizin, kendileri ile iletişim kurmamız için tercih ettiği yöntem periyodik olarak yapılan Üye Bilgileri Güncelleme faaliyeti esnasında sorulur. Aranan üyeye tercih ettiği iletişim yöntemi (arama, sms, faks veya e-posta) sorularak, tercihi, Üye İletişim Kayıt Formunda (B07-04-F02) ilgili bölüme işlenir. Üyenin Tercihi TOBB Net üyelik sisteminde kayıt edilir ve odanın duyuruları üyeye tercih ettiği şekilde iletilir.