1. Dilekçe (yönetim kurulu veya temsile yetkilendirilen üye ya da üyeler tarafından imzalanır, vekaleten imzalanmış ise söz konusu işlemi yapmaya yetkili olduğunu gösteren vekaletnamenin aslı veya onaylı sureti eklenir.)
2. Sermayenin azaltılmasına ilişkin yönetim kurulu raporunun onaylandığı ve sermayenin azaltılmasının ne tarzda yapılacağının gösterildiği sermaye azaltılmasına dair yapılan genel kurul toplantısı ile ilgili;
• yönetim kurulu gündem kararı (fotokopi)
• Noter tasdikli genel kurul toplantı tutanağı (toplantı tutanağı “genel kurul toplantı ve müzakere defteri” ne yapıştırıldıktan sonra noter tasdiki yaptırılmalıdır.) (1 asıl olmak üzere 2 adet)
• Hazirun cetveli (1 asıl olmak üzere 2 adet)
Not: Genel kurula vekaleten katılım olması durumunda vekaletnamesinin noterde düzenlenmesi gerekmektedir.
Not: Tek pay sahipli şirketlerde toplantı başkanlığı oluşturulması ile genel kurula katılabilecekler listesinin hazırlanması zorunlu değildir.
3. Sermayenin azaltılmasının sebepleri ile azaltmanın amacı ve azaltmanın ne şekilde yapılacağını gösterir yönetim kurulu tarafından hazırlanmış ve genel kurul tarafından onaylanmış sermayenin azaltılmasına ilişkin yönetim kurulu raporu (1 asıl olmak üzere 2 adet)
4. Sermayenin azaltılmasına rağmen şirket alacaklılarının haklarını tamamen karşılayacak miktarda aktifin şirkette mevcut olduğunun belirlenmesine ilişkin yeminli mali müşavir veya serbest muhasebeci mali müşavir raporu, faaliyet belgesi veya şirketin denetime tabi olması halinde şirket denetçi raporu ve smmm/ymm faaliyet belgesi (1 asıl olmak üzere 2 adet)
Not: Kuruluşu ve esas sözleşme değişikliği Bakanlık iznine tabi olan şirketlerde bu rapor yeminli mali müşavir tarafından hazırlanır.
5. Şirket alacaklılarına yedişer gün arayla üç defa çağrı yapıldığına dair sicil gazetesi örnekleri (2 adet)
6. Yönetim kurulu tarafından imzalanmış, beyanda bulunan alacaklıları gösteren liste ekinde, alacaklı olduğunu beyan eden alacaklıların alacaklarının ödendiği veya teminat altına alındığını gösteren belge (2 adet)
7. Sermaye azaltılması ile ilgili tadil tasarısı (2 asıl)
8. Şirket sözleşme değişikliği bakanlık veya diğer resmi kurumların iznine veya uygun görüşüne tabi olan şirketler için bu izin veya uygun görüş yazısı
9. Genel kurul toplantısı ile ilgili bakanlık temsilcisi atama yazısı aslı
Not: Kuruluş ve esas sözleşme değişikliği işlemleri bakanlık iznine tabi olan şirketler hariç olmak üzere, tek pay sahipli şirketlerin genel kurul toplantılarında ve imtiyazlı pay sahipleri özel kurullarında bakanlık temsilcisi bulunması zorunlu değildir.
Not : (1) İlk aşama olarak yalnızca alacaklıları davet ilanı 3 kez yayınlanmak üzere Türkiye ticaret sicil gazetesine gönderilir. Alacaklılara çağrının yayınlandığı 3. ilandan sonra verilen 2 aylık sürenin sona ermesinden ve beyan edilen alacakların ödenmesinden veya teminat altına alınmasından sonra yukarıda sayılan belgeler ile azaltımının tescili talep edilir.
(2) Sermaye, zararlar sonucunda bilançoda oluşan bir açığı kapatmak amacıyla ve bu açıklar oranında azaltılacak olursa, yönetim kurulunca alacaklıları çağırmaktan ve bunların haklarının ödenmesinden veya teminat alınmasından vazgeçilmiş ve buna ilişkin yönetim kurulu kararı müdürlüğe ibraz edilmiş ise şirket alacaklılarına yedişer gün ara ile üç defa çağrı yapıldığına dair sicil gazetesi örnekleri ve alacaklıların ödendiği veya teminat altına alındığını gösteren belgeler aranmaz.
