İthal edilecek maddelere ilişkin firma bazında kotaların belirlenmesine yardımcı olmak amacı ile, Oda üyelerinin ilgi kuruluşlara vermek üzere talep ettikleri ve imalat kayıtlarına göre ürünün üretim miktarını ve üründe kullanılan ham madde miktarlarını gösteren bir belgedir.
Firmanın bu belge için odaya yazılı müracaatta bulunması gerekmektedir. Firmanın yazılı müracaatında, son üç yılın envanter kayıtlarına göre üründe kullanmış olduğu hammedde miktarlarını belirtmesi gerekir. Ayrıca ürettiği ürünün adını da belirtecektir.
Yazılı talep üzerine, oda belirleyeceği iki eksper ve oda raportörü ile firmanın defter kayıtlarını inceler. Yazılı talebinde yer alan bilgilerin doğruluğu neticesinde Fiili sarfiyat belgesi düzenlenir.
Fiili sarfiyat belgesinin düzenlenebilmesi için firmanın kapasite raporunun bulunması gerekir. Yoksa firma öncelikle kapasite raporunu tanzim ettirir.
Belge olarak eksiz olan müracaatlar aynı gün içinde değerlendirilir ve sonuçlandırılır.
